Word-utmanaren Dokument
Det var inte länge sedan Microsoft Office var ett måste på våra datorer. För att kunna skriva, räkna och göra presentationer krävdes det program som Word, Excel och Powerpoint. Visst fanns det gratisutmanare som Openoffice och Libre Office, men för de flesta var Microsoft Office det självklara valet – trots att det är dyrt och utrymmeskrävande.
De senaste åren har det här dock förändrats, och i dag är den viktigaste utmanaren inte något annat datorprogram. I stället är det Googles kostnadsfria molntjänst Drive (eller Google Docs som tjänsten tidigare hette).
Läs även:- Stor guide till Google Drive – så kommer du igång
- Så jobbar du smartare i Google Drive – tillsammans med andra
Körs i webbläsaren
Till skillnad från traditionella program som Microsoft Office kräver Google Drive ingen installation. Det enda som behövs är en webbläsare och en internetuppkoppling. Du surfar alltså till Google Drives sajt och loggar in med ditt personliga konto. När du har gjort det förvandlas din webbläsare till något som ser ut som ett traditionellt datorprogram. Du får alltså samma upplägg med rullgardinsmenyer och verktygsrader, och du använder det på exakt samma sätt som du alltid har gjort.
Den stora skillnaden handlar i stället om vad som händer med dina dokument. I ett klassiskt Office-program måste du själv spara dem som filer på den egna hårddisken. Ska du jobba vidare på en annan dator måste du på något sätt ta dem med dig.
Om du kör Google Drive är det här något du inte längre behöver tänka på. Allt lagras på Googles servrar och så snart du loggar in kommer du åt det – oavsett var du befinner dig. Ja, tjänsten finns förstås även som app, så du kan lika gärna jobba vidare med ditt dokument i mobilen eller surfplattan.
Att byta från ett vanligt Office-paket till Google Drive kräver med andra ord ett nytt sätt att tänka. Filerna är inte längre intressanta, och eftersom allt du gör sparas automatiskt finns det inte ens någon Save-knapp.
Frågan är förstås – hur använder man Googles kontorsprogram på bästa sätt? Det går vi igenom i den här artikeln.
Börja använda Google Drive – i fyra enkla steg
1. Surfa till drive.google.com. Om du har en Gmail-adress är det bara att logga in – annars klickar du på Skapa konto.
2. Fyll i ditt namn och välj ett användarnamn, som också blir din Gmail-adress. Vill du inte ha en sådan kan du välja Jag föredrar att använda min nuvarande e-postadress.
3. Fyll i dina uppgifter, klicka på Nästa steg och följ instruktionerna. När du är klar kan du börja använda alla Drive-tjänster.
4. Vill du använda mobilen eller surfplattan behöver du hämta några appar. Google Drive använder du för att hålla koll på alla dina dokument, men den klarar inte av att redigera dem. För att göra det behöver du Google Dokument, Kalkylark eller Presentationer. Du hämtar hem dem via Google Play (Android) eller App Store (Iphone/Ipad)
Kom igång med Word-utmanaren Dokument
Google Dokument (Google Docs) är namnet på ordbehandlingsdelen av Google Drive. Utseendemässigt är det ganska likt äldre versioner Word. Överst finns en rullgardinsmeny (A), och härifrån kan du nå alla funktioner.
Du ser också en rad med de viktigaste verktygen (B), och de förändras utifrån vad du gör. Om du exempelvis markerar en bild får du andra än om du markerar en text. Ett ännu smidigare alternativ är att högerklicka. Du får du fram en meny med de vanligaste verktygen utifrån vad du högerklickar på (C).
Samma upplägg hittar du för övrigt också i Kalkylblad och Presentationer.
Bra textverktyg
För att skriva text klicka du på det tomma utrymmet och börja skriva. Funktioner som klipp ut, kopiera och klistra in fungerar precis som i andra program. Du kan förstås välja olika typsnitt och storlek (D), och det går att göra texten fet, kursiv, understruken – liksom att byta färg (E). Det finns också fler textverktyg, till exempel för att centrera texten eller skapa numrerade listor (F). Behöver du ännu fler alternativ finns de under Format i rullgardinsmenyn.
Du kan också välja någon av de färdiga formatmallarna för exempelvis rubriker och underrubriker (G). Om du har ett långt dokument är det här extra smart. Genom att välja Verktyg, Dokumentdisposition kan du nämligen visa en innehållsförteckning längst till vänster – för att snabbt kunna bläddra genom dokumentet.
Andra verktyg som passar långa dokument är fotnoter, sidnummer, sidhuvud och sidfot. Dessa lägger du in via Infoga-menyn. Här kan du också skapa innehållsförteckningar och bokmärken.
Klarar av bilder
Naturligtvis kan du inte bara använda text utan även bilder. Du infogar en bild genom att välja Infoga, Bild. Ladda upp en bild från din dator via Välj en bild att ladda upp. Via Infoga-menyn kan du även välja diagram, länkar och teckningar. Du kan också infoga tabeller, och för att redigera dem väljer du menyn Tabell.
Google Dokument har stöd för svensk rättstavning. Om ett ord är felstavat får det en vågig understrykning och genom att högerklicka får du förslag på korrigering. Vill du ändra språk väljer du Arkiv, Språk.
En skillnad jämfört med Word är att du inte behöver spara ditt dokument. Det sker automatiskt och det enda du behöver tänka på är att ge dokumentet ett namn (H). Känner du att du har gjort något fel kan du närsomhelst gå tillbaka till en tidigare version genom att välja Arkiv, Se omarbetningshistorik.
Dina dokument ligger hos Googles servrar, men om du vill ladda hem dem till den egna hårddisken är det möjligt. Välj Arkiv, Ladda ned som. Som du ser kan du välja om du vill ha en Word-fil, en pdf eller något annat. Via Arkiv-menyn kan du även välja Skriv ut om du vill ha dokumentet på papper.
En av de smartaste funktionerna i Googles kontorsprogram handlar om möjligheten att kommentera och jobba tillsammans med andra, vilket du gör via Dela-knappen (I).
Kalkylark, Presentationer, på resan
Räkna med Google Kalkylark
Googles motsvarighet till Excel heter Kalkylark (Spreadsheet), och som namnet skvallrar om används det främst för beräkningar. Du kan mata in stora mängder data och låta Kalkylark göra sammanräkningar, ta fram medeltal eller göra andra matematiska beräkningar. Programmet kan dessutom presentera de här siffrorna på ett snyggt och överskådlig sett i form av olika diagram.
Upplägget på Google Kalkylark påminner om Google Dokument som vi beskriver ovan. Skillnaden är dock att du inte ser ett vitt pappersark utan ett stort rutnät där varje ruta kallas en cell (A). Översta raden och vänsterkolumnen fylls som regel med rubriker (B), och däremellan matar du in informationen (C).
För att utföra en beräkning placerar du markören i en tom cell och väljer sedan verktyget Funktioner (D). Här kan du exempelvis använda SUM, för att lägga ihop siffror. Du markerar sedan vilka siffror som ska summeras (E), och detta visas som en formel (F). När du trycker på Retur byts formeln ut mot resultatet av uträkningen. Genom att ändra på en siffra så ändras också summeringen.
Google Kalkylark kan även omvandla de här siffrorna till snygga diagram (G). För den som vill arbeta med stora mängder information går det att skapa många olika kalkylblad med funktionen flikar (H).
Förutom uträkningar är Google Kalkylark bra på att hantera stora register. Du kan med andra ord välja att bara mata in text, till exempel ett medlemsregister och inventarieförteckningar. Poängen är att det är lätt att söka och att sortera informationen.
Google Kalkylark är med andra ord det perfekta hjälpmedlet för exempelvis föreningens kassör, men det går även att använda i privatlivet. Packningslistor inför semesterresan eller sammanställningar över gemensamma utgifter är två exempel.
Presentationer utmanar Powerpoint
För den som vill visa en presentation eller på något annat sätt visa något för en stor grupp är ett bra presentationsverktyg ett måste. I Microsoft-världen heter det här programmet Powerpoint medan Google bara kallar det Presentationer (Presentions).
Även Google Presentationer påminner om Google Dokument, men det är uppbyggt kring något som kallas bilder och som skulle kunna jämföras med gamla tiders diabilder eller oh-film. Varje bild kan innehålla text, foton, diagram, video och mycket annat. Den bild du arbetar med visas i det stora fönstret (A), och om du markerar en text kan du förstås redigera den eller ändra storlek och form (B). Vill du lägga in foton eller figurer finns det snabbverktyg för det (C), och du kan också välja Infoga-menyn.
De bilder du har lagt in visas som miniatyrer (D) och dessa går förstås att flytta på. Du kan även högerklicka för att ta bort eller duplicera en bild. För att skapa en helt ny kan du välja någon av de många mallar som finns (E).
Det går att ändra bakgrund och utseende på presentationen (F) och det går också att ändra övergången (G), alltså vad som ska hända när bilderna växlas.
Dina egna anteckningar har ett eget fält (H). Det är alltså sådana som inte visas för åskådarna när du sätter igång din presentation (I). När du gör det visas bara de aktiva bilderna.
Jobba på resande fot med appen
För att få maximal kraft i Googles kontorspaket ska du använda datorn (se nedan), men det finns även appar för Android och IOS. I dessa hittar du de mest grundläggande verktygen – anpassade för mobil och surfplatta. Så här använder du dem.
1. Installera Drive-apparna från Google Play eller App Store och se till att du är inloggad med ditt Google-konto. Huvudappen Google Drive använder du för att hålla koll på alla dina dokument. För att redigera behöver du dock Google Dokument, Kalkylark eller Presentationer. I vårt exempel visar vi Google Dokument, men upplägget är detsamma i de andra.
2. När du öppnar appen visas dina dokument i kronologisk ordning. Det här kan du ändra med ikonerna till höger, och här kan du även söka efter ett dokument. Ett annat alternativ är att trycka på menyknappen högst upp till vänster för att få fler alternativ. För att öppna ett dokument trycker du på det – och med den röda plus-ikonen längst ned till höger kan du skapa ett nytt dokument.
3. Skriv ny text genom att trycka på det tomma utrymmet. Då visas det inbyggda tangentbordet och det är bara att börja skriva. I menyn ovanför hittar du verktyg för att lägga till fetstil, centrera texten och göra liknande saker. Vill du istället använda de färdiga formatmallarna klickar du på ikonen som ser ut som stora A högst upp.
4. För att infoga bilder, tabeller och liknande saker trycker du på plus-ikonen högst upp. Gör sedan ditt val i den meny som visas.
5. Övriga funktioner, till exempelvis stavningskontroll och sök hittar du via menyknappen högst upp till höger. Här kan du också välja Tillgängligt offline för att arbeta utan internet uppkoppling.
Läs även: