Microsoft Office är en nästan orubblig gigant inom produktivitetsprogram. Den enda seriösa utmanaren till Offices hegemoni bland företag och andra organisationer är Google Workspace, som även det är en prenumerationstjänst. Google har gratisversioner för konsumenter som är bland de bästa webbapparna i världen, men många vill ha riktiga Windowsprogram och inte sitta i en webbläsare för att skriva viktiga dokument och göra annat.
Som tur är har det funnits gratisalternativ till Microsoft Office nästan lika länge som programsviten har utvecklats. Flera är lika heltäckande som förebilderna, andra fokuserar på ett av de ingående användningsområdena. Många utvecklas som öppen källkod och har en trogen skara användare inte minst på Linux där utvecklingen började på 1990-talet.
Foundry
Google – onlinealternativet
Om du inte har något emot att använda webbappar istället för datorprogram kan du komma väldigt långt med Googles Dokument, Kalkylark och Presentationer som alla är kopplade till Google Drive. De ersätter Word, Excel och Powerpoint, och Dokument är den som ligger närmast i funktionalitet. Kalkylark räcker bra för många användningsområden, men kommer inte i närheten av Excel för mer avancerade sysslor.
Google har jobbat hårt på att göra webbapparna så dynamiska som möjligt. Du kan använda många av de vanliga kortkommandona för att snabba upp arbetet, och kontextmenyn när du högerklickar är full av praktiska funktioner.
Det bästa med Googles appar är hur bra de hanterar fler än en användare. Uppdateringar synkas nästan omedelbart och det uppstår i princip aldrig några versionskonflikter, vilket fortfarande kan hända då och då om du delar ett dokument via Onedrive och två personer jobbar i det samtidigt i Word/Excel/Powerpoint. En annan trevlig sak är att det är lättare att automatisera och hämta data från webben med Googles Apps Scripts (javascript) än med Microsofts Visual Basic for Apps (VBA). Jag har själv använt det för att bland annat hämta aktuella valutakurser.
Foundry
För att dela en fil med någon annan gör du så här:
- Klicka på Dela-knappen uppe till höger. Det öppnar en dialogruta där du antingen kan kopiera en delningslänk eller lägga till personer som får en inbjudan på mejlen.
- Använder du Gmail med samma konto hittar den här dialogrutan både kontakter och andra du tidigare har mejlat, men du kan också skriva in en mejladress.
- Klicka på kugghjulet uppe till höger i dialogrutan för att ändra ett par inställningar för delningen. Om du bjuder in andra att också redigera filen men inte vill att de i sin tur ska kunna bjuda in ytterligare personer kryssar du ur ”Redigeringsbehöriga kan ändra behörigheter och dela”.
- Om du vill ha en mer öppen fil kan du ändra Allmän åtkomst från Begränsad till Alla med länken, och sedan kopiera delningslänken.
När flera personer har en delad fil öppen kan de se var var och en håller på att redigera. Varje användare har en egen färg och var de har textmarkören i ett dokument eller vilken cell de har markerat i ett kalkylblad visas tydligt i den färgen. Andra kan därmed hålla sig borta från den delen av filen och minska risken för att båda försöker göra ändringar på samma ställe samtidigt.
Filhantering i Google Drive
En sak du kan behöva vänja dig vid är dokumenthantering, som skiljer sig från hur det fungerar i Windows. Alla dokument ligger i din Google Drive, men om du går till drive.google.com ser du inte någon mappstruktur eller ens lista över dina filer som hör till Dokument, Kalkylark och Presentationer. I stället visas filer på din dator som inte alls har med Google att göra.
För att se alla dina filer kan du skriva in owner:me i sökfältet överst i Google Drive, så visas enbart filer i Drive som du har skapat. Om du även vill se filer som andra har skapat och delat med dig kan du klicka på krysset intill ditt namn (eller din adress) som visas i blått ovanför sökresultaten. Du kan också gå direkt till alla onlinefiler genom att klicka i sökfältet och sedan på Avancerad sökning, följt av Sök (utan att fylla i något).
Letar du efter en viss fil är det oftast enklast att helt enkelt söka, eller titta i listan över senaste om du går till respektive webbapp istället för Drive.
Foundry
Kom åt Google-filer offline
Google har ett webbläsartillägg för Chrome och Edge som gör det möjligt att redigera dokument, kalkylark och presentationer offline. Det fungerar även med andra Chromiumbaserade webbläsare, som Brave, även om kompatibiliteten inte kan garanteras. När du har installerat tillägget måste du aktivera det genom att gå till drive.google.com, öppna inställningarna och kryssa i rutan under Offline. Sedan kan du göra enskilda filer tillgängliga offline via kontextmenyn när du högerklickar på dem.
Libreoffice – standardalternativet med öppen källkod
Av de stora öppna källkods-alternativen till Microsoft Office är det idag Libreoffice som ligger i framkanten med mest aktiv utveckling. Konkurrenten Openoffice har inte fått några stora uppdateringar sedan 2014, medan Libreoffices källkod ändrades över 11 000 gånger enbart under 2022.
Programmet har sex komponenter. Writer, Calc och Impress motsvarar Word, Excel och Powerpoint. Draw är vektorgrafik avsett för tekniska ritningar, broschyrer och annat. Math hjälper dig skapa korrekt formaterade matematiska formler som sedan kan användas i till exempel Writer. Base är en databashanterare.
Foundry
Libreoffice har ett flexibelt användargränssnitt med många inställningar. Om du vill ha ett mer Office-liknande system med flikar i verktygsfältet kan du välja det i Visa -> Användargränssnitt. Precis som i Microsofts program kan du ändra vilka funktioner som ska visas i verktygsfältet och ändra kortkommandon så de passar dig.
Kompatibiliteten med Microsofts filformat (docx, xlsx och pptx) är god om inte perfekt, och du kan både importera och exportera i formaten. I normala fall kommer du dock använda Libreoffices egna filformat och exportera till Office-format om och när du vill dela dem med andra som inte har Libreoffice.
Till skillnad från Microsoft Office och Google finns ingen tillhörande molnlagring i Libreoffice, och ingen samredigering med andra. Ska fler än en jobba i samma dokument blir det till att lagra filen i till exempel Dropbox och se till att bara en person öppnar och redigerar den åt gången. Googles appar är definitivt att föredra om samredigering är viktigt.
Libreoffice finns på svenska och har svensk rättstavningsordlista inbyggt, så du behöver inte göra något särskilt för att få stavnings- och grammatikkontroll. Blir det fel kan du välja Verktyg -> Språk -> Språk för markering/stycke/all text via menyraden, eller via Granska -> Granska om du använder menyfliksområde.
Foundry
Onlyoffice – komplett samarbetsplattform
Ett intressant alternativ som också är öppen källkod än Onlyoffice. Det har smugit upp i skymundan av Libreoffice och det numera sällan uppdaterade Apache Openoffice, och är i dag ett fullgott alternativ med både program för Windows, Mac och Linux och webbappar. Onlyoffice är i grunden ett klient/server-system, men det finns även skrivbordsprogram som inkluderar serversidan.
Privatpersoner kan välja mellan det programmet eller att skaffa ett gratiskonto för Onlyoffice Workspace som ger tillgång till webbappar för dokument, kalkylkblad, presentationer och annat med en gigabyte lagringsutrymme och möjlighet att samredigera dokument med andra. Om du är organiserad i en förening eller klubb kan du också skaffa Onlyoffice för organisationer gratis, eller om du är tekniskt lagd installera det själv på egen server.
Onlyoffice är snabbt och smidigt att använda, och har bra stöd för de vanliga Office-formaten docx, xlsx och pptx. Ett potentiellt problem är att det inte har i närheten lika många funktioner som Microsoft Office och Libreoffice. Men eftersom det som finns fungerar så pass bra kan det vara värt att ha det som standardprogram, men även skaffa Libreoffice som backup om du behöver någon funktion som finns där som saknas i Onlyoffice.
Foundry
Freeoffice – mer hemtamt gränssnitt
Om du inte är ute efter mer avancerade funktioner men vill ha program med gränssnitt som liknar Microsofts bör du testa Freeoffice. Det är gratisversionen av Softmaker Office, och har de tre grundläggande programmen Textmaker (ordbehandlare), Planmaker (kalkylblad) och Presentations.
Gränssnittet kan ställas in att antingen ha ett menyfliksområde som i moderna versioner av Microsoft Office, eller ”gammaldags” menyer och ett verktygsfält. Är du van vid Microsofts program kommer du känna dig som hemma omedelbart i Freeoffice, även om en del mer avancerade funktioner saknas. I Textmaker handlar det till exempel om diagram, referenser, tabeller och interaktiva formulär. Planmaker saknar bland annat inmatningsvalidering, tabellformatering och funktioner för att snabbt ta bort dubbletter och tomma rader. Presentations har inte stöd för diagram och exporter till video eller html.
Programmen finns på svenska men kommer inte med svensk ordlista, så du måste besöka utvecklaren och ladda ner den om du vill få rättstavning på svenska. Öppna sedan inställningarna (Alternativ), välj fliken Språk, byt standardspråk till svenska om det inte är förvalt, kryssa i Kontrollera stavning medan du skriver och klicka på Hunspell-ordlistor. Välj Lägg till Hunspell-ordlista och leta upp den nedladdade ordlistan. Som tur är behöver du bara lägga till ordlistan i ett av programmen för att få tillgång till den i alla tre.
Freeoffice är det office-program jag har testat som har rappast gränssnitt och lär fungera bäst på äldre datorer med långsammare hårdvara. Både Microsoft Office och Libreoffice kan bli lite småsega på en några år gammal dator med långsamt grafikkort.
Foundry
WPS Office – gratis med molnlagring
Kinesiska Kingsofts WPS Office har flera hundra miljoner användare och är bland annat förinstallerat på Amazons Fire-surfplattor. Programmet är helt gratis för konsumenter men visar en del reklam. Gillar du det men ogillar reklamen kan du betala drygt 300 kronor om året för att bli av med den.
WPS Office består av de tre funktionerna Writer, Presentations och Spreadsheets. En nackdel med programmet är att gränssnittet inte kan ställas in på svenska, så du får stå ut med engelska. Svensk stavning finns dock. Jämfört med Libreoffice och Freeoffice är det grafiska gränssnittet modernt och fräscht. En trevlig detalj är att du kan blanda olika dokumenttyper som flikar i samma program – du kan alltså ha ett textdokument intill ett kalkylblad och snabbare växla mellan dem med WPS Office i helskärmsläge.
En orsak att välja, eller åtminstone testa, WPS Office är att ett konto hos utvecklaren ger en gigabyte gratis molnlagring för filer. Programmet har också stöd för samredigering som Google och Microsoft – något som är unikt för ett gratis Windowsprogram. Du kan använda programmet utan konto men då får du inte dessa funktioner, och inte heller tillgång till de många mallar som ingår med konto.
Foundry
Du kan välja att logga in med ett konto hos Google, Facebook eller Dropbox om du föredrar att inte skapa ett nytt konto (mitt tips för detta och andra tjänster som använder den här typen av inloggning är att skapa ett separat ”inloggningskonto” hos Google som du inte använder för Gmail eller några andra Google-tjänster).
För att aktivera samredigering måste du först spara dokumentet till WPS Cloud. Klicka sedan på knappen som kombinerar en person och ett plustecken längst upp till höger i programmet. Det öppnar dokumentet i en webbvy istället för den vanliga, men du slipper i alla fall gå via webbläsare. Du kan sedan bjuda in andra att också redigera eller bara läsa dokumentet.