Guide: Så använder du layout och färger i Excel

Design handlar om hur saker fungerar, inte bara hur de ser ut. Bra design gör saker enkla att använda och att lära sig. Dålig design är inte bara fult utan gör saker onödigt krångliga och irriterande. Bara för att Microsoft Excel handlar om siffror betyder det inte att du bör ignorera designaspekten av att skapa kalkylblad.

 

Guide till Excel – så jobbar du mer effektivt
Bli expert på Excel med avancerade tabellfunktioner

 

Genom att tänka på hur du formger dina Excel-blad kan du göra det lättare för både dig själv och andra som ska använda dem. Ett välgjort Excel-blad är lättöverskådligt och självförklarande. Om du till exempel jobbar på en budget och ser till att den är tydlig med rubriker, färgkoder och annat kommer det bli vansinnigt mycket lättare om du ett halvår senare öppnar den igen och ska fortsätta där du lämnade den.

 

I den här guiden fokuserar vi på design och layout. Vi har delat upp guiden i ett stort antal tips på olika designverktyg du kan utnyttja för att förbättra dina kalkylblad.

 

Textstorlek och stilar

Precis som i alla andra dokument som använder text kan du använda typsnittsinställningar för att tydligt dela upp innehåll i nivåer, tydliggöra viktiga datapunkter och på andra sätt hjälpa till att leda blicken rätt.

 

Det kanske enklaste exemplet är att använda fetstil och/eller större textstorlek på rubrikerna i en tabell. Det här gör det omedelbart lättare att hitta rätt när du till exempel kollar upp värdet i en viss kolumn för en viss rad, till exempel priset på en produkt.

En del användare föredrar att skapa många separata blad och fokusera varje blad på en viss tabell, medan andra hellre lägger flera olika tabeller som hör ihop i ett gemensamt blad. I det senare fallet är rubriker med betydligt större storlek ett bra sätt att tydliggöra denna uppdelning.

 

Inuti en tabell kan större storlek och/eller fetstil också sätta fokus på de viktigaste bitarna, till exempel delsummor och totalsummor. Har du en lång tabell med flera avdelningar kan det passa att använda fetstil för varje avdelnings delsummor och sedan både fetstil och ett par punkter större text för totalsummorna allra längst ner.

 

Kursivstil kan passa för kommentarer, om du till exempel vill lägga in en påminnelse om varför ett visst värde är som det är, eller hur en formel har tagits fram.

 

Utnyttja färger

Textfärg och bakgrundsfärg är väldigt kraftfulla redskap för att göra stora tabeller begripliga. Genom att färglägga celler eller hela rader och kolumner kan du markera viktiga siffror, siffror som ska ignoreras och siffror som behöver eller har kontrollräknats. Olika färg på varannan rad för att göra det enklare att ögna igenom en viss rad. Möjligheterna är närmast oändliga.

 

Försök hålla dig i skinnet och välj ett färgtema med inte alltför många olika färger att hålla koll på. Blir det för mycket kan du behöva skapa ett färgindex och kolla upp vad olika färger betyder varje gång du öppnar filen. Ännu bättre är om du tar fram ett tema du håller dig till i olika filer så att du kan jobba med ”muskelminnet” utifrån färger. Röd bakgrund? Kasseras. Grön bakgrund? Har kontrollerats. Och så vidare.

Om någon annan än du själv ska använda filen är det bra att tänka på att ha tydliga kontraster och inte blanda färger som fungerar dåligt för den som är färgblind. Svart text på mörk bakgrund är också dåligt för läsbarheten.

 

Jobba med radhöjd och kolumnbredd

Allt du gör i Excel sker i ett rutnät. Diagram och bilder kan visserligen placeras fritt utan att vara kopplade till det underliggande rutnätet, men i princip allt annat måste vara inlagt i specifika celler i rutnätet. Hur breda kolumner ska vara är en viktig sak att tänka på medan du jobbar, eftersom det kan påverka både läsbarheten och hur mycket information som visas.

 

Justeringar och radbryten

Justeringsinställningarna för celler är också väldigt praktiska för att få grepp om innehållet. En kolumn med blandad justering är mycket mer svårläst än en där alla värden ligger symmetriskt placerade horisontellt, oavsett om det är till vänster, höger eller i mitten.

 

Du kan också utnyttja justering för att få innehållet i en cell att flöda över till nästa cell åt höger eller vänster, så länge den cellen är tom. Det gör att du exempelvis inte behöver bredda en kolumn bara för att få plats med en rubrik i första raden. Rubriken kan fortsätta i cellen eller cellerna närmast till höger.

Om cellen du vill att texten ska flöda över till inte är tom kan du ibland ta till ett knep: Lägg till en extra tom kolumn mellan de båda kolumnerna. Säg att du till exempel har en kolumn med produktbeskrivningar och en med priser. Om priserna ska ha rubriken ”pris inkl. moms” men blir alldeles för bred om hela texten ska synas kan du infoga en kolumn till vänster om den. Högerjustera sedan texten.

 

Du kan göra den kolumnen så bred du behöver och samtidigt göra kolumnen med beskrivningar smalare. Själva beskrivningarna kan också flöda över från cellerna de faktiskt ligger i till den inflikade extra kolumnens celler.

En viktig relaterad funktion är radbryten. I avdelningen Justering i Start-fliken hittar du inte bara de olika justeringsvarianterna utan även en knapp för att aktivera radbrytning. När du gör det justeras automatiskt höjden på cellen i fråga så att allt innehåll kan visas utan att flöda över till någon annan cell. Gör du kolumnen smalare eller bredare ändras automatiskt höjden.

 

Radbryten är särskilt praktiskt om du har en tabell med olika längd på innehållet där det är viktigt att se allt samtidigt och det inte går att infoga några tomrum för att låta text flöda över. Genom att markera hela tabellen och klicka på Radbryt text låter du Excel optimera radhöjden på egen hand.

 

Slå samman celler

Ibland fungerar det inte med text som flödar över till intilliggande celler, eller att bredda en viss kolumn. Då kan du ha nytta av att faktiskt slå ihop flera celler till en. Det kan du göra både i bredd och höjd. Markera cellerna i fråga och klicka på den lilla pilen till höger om Centrera över kolumner så dyker en meny upp med fyra alternativ. De tre översta är olika varianter av sammanslagning, där standardvalet, Centrera över kolumner, placerar innehållet i mitten.

 

Oavsett vilken variant du använder kommer innehållet i alla utom den översta cellen längst till vänster av de markerade att raderas. Det är alltså inget du kan göra för att slå ihop värdena i flera celler, utan enbart att slå ihop celler för att få en snyggare tabell.

En viktig sak att tänka på är att det inte är helt enkelt att referera till innehållet i sammanslagna celler i formler. Om du har slagit ihop A1 och B1 och refererar till A1 i en formel i A2 kan du inte som vanligt kopiera och klistra in den formeln i B2, för då kommer den försöka referera till B1 och där finns numera inget värde eftersom värdet för den sammanslagna cellen egentligen ligger i A1.

 

Testa dig fram och kontrollera noga att det inte blir fel i några formler.

 

Tomrum

Designers jobbar ofta lika mycket med tomrummen mellan innehållet som med själva innehållet. Titta till exempel på en blyertsteckning – ofta framträder en skepnad trots att tecknaren bara har ritat några få streck med pennan.

 

Tomrum kan också vara väldigt effektiva hjälpmedel i Excel. De kan skapa avskiljare mellan olika delar av en tabell, lyfta fram viktiga siffror och ge mer flexibilitet i senare redigering.

Ett typiskt exempel är att lägga in en smal tom kolumn mellan två kolumner eller grupper av kolumner för att tydligare separera dem. Om du till exempel letar hus och räknar på hur mycket olika hus du är intresserad av kommer kosta – lånet, avgifter, värme och så vidare – kan du ha varsin kolumn för varje objekt med en tom kolumn emellan.

 

Ruta in

Kantlinjer använder du för att rama in enstaka celler eller grupper av celler, och som avskiljare mellan rader och kolumner för att exempelvis beteckna att det som kommer efter är en summering av det ovan. Du hittar kantlinjefunktionen i Tecken-avdelningen i Start-fliken.

 

Tillsammans med text- och bakgrundsfärg gör kantlinjer att även stora tabeller blir lätta att hitta i. Ruta in en grupp celler som hör ihop, visa delsummor med enkla linjer och totalsummor med dubbla eller tjocka linjer. Excel kan skapa enkla, dubbla och tjocka linjer, som du kan kombinera för att skilja mellan olika saker.

 

Om du till exempel skriver in en varning till den som ska använda bladet (inklusive du själv i framtiden) kan du rama in den med dubbla linjer och klarröd textfärg för att verkligen dra uppmärksamheten till sig.

 

Formatera värden rätt

I tabeller fulla av siffror av olika slag kan det verkligen underlätta om dessa är korrekt formaterade. Ibland kanske valutor är viktiga att skriva ut, andra gånger är det bättre med rena siffror. Samma antal tecken efter decimalen gör det lättare att jämföra värden i olika rader – 5,400 och 3,271 tar upp lika stor bredd och blir lättare att jämföra än 5,4 och 3,271, speciellt om värdena är högerjusterade som ofta är fallet när det gäller pengar.

Inställningarna för detta hittar du i Tal-avdelningen i Start-fliken. I rullgardinsmenyn överst kan du välja mellan format som allmänt, datum, tal och valuta. Procentknappen visar ett tal som en procent, det vill säga 100 gånger större än det faktiska värdet och med procenttecken. Kommatecknet gör stora tal mer lättlästa genom att visa tusentalsavdelare (tomrum på svenska, kommatecken på engelska, punkter på norska, etcetera).

 

Knappen längst till vänster med en liten pil (som ska föreställa en sedel och en trave mynt) har genvägar till att formatera som olika valutor. Det är väldigt praktiskt om du jobbar med fler än en valuta, eftersom det vanliga valutaformatet bara använder din egen valuta.

 

Tyvärr ändrar den bara valutasymbol och var den visas, men inte skiljetecken. Om du vill formatera amerikanska dollar på amerikanskt vis och svenska kronor på svenskt vis måste du ta fram ett anpassat format själv.

 

Gruppera

Jobbar du med riktigt stora tabeller kan du ha väldigt mycket nytta av att gruppera kolumner och rader. Det innebär att du kan dölja och visa alla dessa snabbt med knappar ovanför respektive till vänster om kalkylbladet.

För att gruppera till exempel kolumnerna B till E: Markera dessa, välj Data-fliken, klicka på Gruppera i Disposition-avdelningen och välj Gruppera. Nu dyker en linje och en knapp med ett minustecken upp ovanför. Klicka på minusknappen så döljs hela gruppen och tabellen visar nu kolumn A följd av kolumn F.

 

På bilden här ser du ett exempel i form av en utgiftskoll. Vi har grupperat kolumnerna som visar enskilda månader för tidigare år och har börjat gruppera raderna som visar olika kategorier av utgifter. Genom att kollapsa olika grupper kan vi dölja dessa och bara se just den del vi är intresserade av just nu.

En relaterad och väldigt praktisk funktion hittar du i Visa-fliken. Lås fönsterrutor heter den och ligger i Fönster-avdelningen. Du använder den för att ”frysa” alla rader och/eller kolumner ovan och till vänster om en viss cell. Resultatet är att de låsta raderna och kolumnerna fortsätter visas när du skrollar i bladet. Har du till exempel rubriker i kolumn A och rad 1 som du alltid vill ha synliga markerar du B2 och väljer Lås fönsterrutor -> Lås fönsterrutor.