Räkna med Google – så slipper du betala för Excel

Någonting har hänt. Något stort och häftigt. Det klassiska kontorspaketet har fått konkurrens, och i stället för att betala tusenlappar för exempelvis Microsoft Office kan du köra utmanaren Google Dokument utan att det kostar ett öre.

 

För ungefär en månad sedan inledde vi vår grundläggande skola i den omtalade tjänst som ger Microsoft skrämselhicka, och nu är det dags att gå vidare med nästa lektion.

 

Kör var du vill
Google Dokument är ett Office-paket som ligger på nätet. Det gör alltså samma jobb som Microsofts klassiska program Word, Excel och Powerpoint. Skillnaden är att du i stället för att köpa en kartong och installera programmet på din hårddisk kör Google Dokument utan kostnad via din vanliga webbläsare.

 

Fördelen är att du kan jobba på vilken dator som helst, och eftersom även dokumenten lagras på nätet kommer du åt dem oavsett var du befinner dig. Du kan även jobba tillsammans med andra eftersom det går att dela på ett och samma dokument.

 

I första lektionen visade vi hur du kommer igång med tjänsten och hur du använder ordbehandlingsdelen. Om du missade den hittar du den här.

 

Vi ska nu gå vidare till den andra stora komponenten, nämligen kalkyldelen. I Microsoft-­världen kallas den för Excel medan Google har döpt sin tjänst till Spreadsheet.

 

Google Spreadsheet har egentligen två användningsområden. För det första är det en riktigt avancerad miniräknare. Vill du exempelvis göra en hushållsbudget eller räkna ut kursutvecklingen för dina aktier kan du göra det här. Och programmet visar inte bara dina siffror i form av tabeller. Du kan även omvandla dem till kurvor och diagram.

 

Det andra användningsområdet är listor och register. Om du exempelvis vill skapa en adresslista eller en inventarieförteckning gör du det snabbt och enkelt i Google Spreadsheet. Fördelen framför att använda ditt ordbehandlingsprogram är att det blir lättare att söka eller sortera. Du kan exempelvis sortera din adresslista efter ort eller låta inventarielistan visa vilka ägodelar som är dyrast.

 

Fördelen med just Spreadsheet är att du kan dela dokument med andra. Har alla medlemmar i hundklubbens styrelse tillgång till telefonlistan blir det mycket lättare att hålla den uppdaterad än om alla uppdateringar måste gå via sekreteraren. Det här är något både stort och häftigt!
______________________________________________________

 

KOM IGÅNG MED GOOGLE SPREADSHEET – I 10 STEG

 

Steg 1: Skapa ett dokument
För att komma igång med Spreadsheet måste du ha ett Google-konto. Det kan du skaffa dig på www.gmail.com. Läs mer om registreringen i förra lektionen, som du hittar här.

 

När du har skaffat ett konto går du in på docs.google.com och fyller i ditt användarnamn och lösenord. Nu hamnar du i programmets huvudmeny, och för att skapa ett kalkylark klickar du på Ny, Spreadsheet. Innan du sätter igång bör du ge dokumentet ett namn. Det gör du genom att klicka på Börja spara automatiskt i den ruta som öppnas när du gör något i dokumentet.

 

De dokument du har sparat hittar du i en kronologisk lista på Google Dokuments förstasida – och genom att klicka på ett dokument öppnar du det.

 

Om du i stället vill öppna ett dokument som har skapats i ett annat program, exempelvis Microsoft Excel, kan du välja Fil, Importera. Genom att klicka på Välj fil får du leta upp den på hårddisken. Bekräfta sedan med OK så läggs det in bland dina andra dokument.

 

Huvudmeny. Det här är startpunkten för allt du vill göra i Google Dokument.

 

Steg 2: Kolla in programmet
Ett dokument i Google Spreadsheet ser ut ungefär som du är van vid från Excel. Det består av kolumner, som namnges med en bokstav (A) och rader, som namnges med siffror (B). Varje ark består alltså av en matris med tusentals celler, och varje cell får ett namn som består av en bokstav och en siffra, till exempel C8. Du har även en ”balk” direkt under kolumnrubrikerna (C). Den används för att sortera cellerna.

 

Varje cell kan innehålla en text, en siffra eller en formel. För att skriva in något i en cell klickar du på den och börjar skriva. Vill du redigera det du en gång har skrivit dubbelklickar du på cellen.

 

Precis som i andra program har du de viktigaste funktionerna i verktygslådan (D), och du hittar fler i rullgardinsmenyerna (E).

 

Du kan alltid skapa nya kolumner eller rader genom att välja Infoga (F). Här kan du välja om de ska infogas ovanför, under, till höger eller till vänster om den position där du befinner dig.

 

Som standard har varje kalkylblad en flik, men genom att klicka på plus-knappen kan du lägga till fler (G).

 

Så funkar det. Så här ser gränssnittet ut i Google Spreadsheet.

 

Steg 3: Gör en uträkning …
En av de enklaste sakerna du kan göra i Google Spreadsheet är att skriva in en matematisk formel. Du använder plus, minus, gånger och delat med – precis som du lärde dig på skolans matematiklektioner. Det enda du behöver tänka på är att du ska skriva lika med-tecknet först på raden. För att addera två och åtta skriver du alltså =5+8.

 

Du kan även göra mer avancerade beräkningar. Med hjälp av parenteser kan du exempelvis detaljstyra beräkningarna. Vill du räkna ut vad 5+8 blir och sedan dubblera det talet skriver du alltså =(5+8)*2.

 

Resultatet av din uträkning kommer fram när du trycker Enter. Vill du redigera formeln dubbelklickar du på cellen.

 

Lätt matte! En enkel formel är allt som behöver för att Google ska fixa en uträkning åt dig.

 

Steg 4: … och en formel
Ett alternativ till att ställa upp en uträkning är att arbeta med flera olika celler. Vill du exempelvis räkna ut hur mycket pengar du lägger ned på godis under en vecka kan du skriva in veckans dagar i kolumn 1 (A) och sedan skriva dina dagliga utlägg i kolumn 2 (B).

 

Ställ dig sedan i en ny cell och välj Infoga, Formel, Sum (C). Dra med musen så att du markerar dina celler. Du ser nu att din formel har kompletterats med cellernas namn (D). B2:B8 betyder alltså att cellerna B1 till B8 är markerade. Om du är nöjd väljer du Retur för att bekräfta. Nu ser du summan av de sju cellerna.

 

På samma sätt kan du välja flera olika alternativ: Average (medelvärde), Count (antal värden), Max (högsta värdet) och Min (lägsta värdet).

 

Vill du se ännu fler formler klickar du på Fler formler.

 

Summera mera. Låt Google lägga ihop olika värden.

 

Steg 5: Välj ett format
Ibland vill du inte bara ha siffror i dina celler. Du vill även skriva ut en enhet, exempelvis kronor, procent eller timmar. Det gör du genom att markera en eller flera celler och sedan klicka på knappen kr eller %.

 

Du kan även klicka på 123 för att se flera alternativ. Här kan du till exempel välja antal decimaler eller om siffrorna ska anges som tid.

 

Fritt. Det finns många format.

 

Steg 6: Fixa diagram
De värden som du har matat in i ditt kalkylblad kan du även använda för att skapa ett diagram. För att göra det här markerar du de celler som du vill ska ingå med hjälp av musen. Sedan väljer du Infoga, Diagram. Nu får du välja om det exempelvis ska bli ett stapel-, cirkel- ­eller kolumndiagram och du kan ge diagrammet rubriker, textetiketter och liknande.

 

När du är nöjd väljer du Spara diagram. Det lägger sig nu som ett nytt fönster i ditt kalkylark. Klickar du på Diagram får du välja att redigera det, spara det som en bild eller publicera det på webben.

 

Färgglatt. Du kan skapa fina ­diagram i Google Spreadsheet.

 

Steg 7: Skapa en telefonlista
Naturligtvis kan du inte bara använda Google Spreadsheet för siffror och diagram. Du kan även göra listor med text, till exempel ett telefonregister.

 

För att göra det börjar du med att skriva in rubriker högst upp i varje kolumn (A). Det kan exempelvis vara efternamn, förnamn, titel och telefonnummer. Sedan är det bara att fylla på med uppgifter. I vilken ordning du fyller i uppgifterna behöver du inte bry dig om nu. När du är klar kan du nämligen klicka på balken under rubrikerna (B).
 
När du gör det ser du att det står ­Sortera och du får se en liten pil. Klicka på pilen för att välja hur du vill sortera. ­Programmet ser nu till att din adressbok hamnar i bokstavsordning.

 

Sortera fritt. Du väljer själv hur dina register ska sorteras.

 

Steg 8: Ångra dig
En smart sak i Google Dokument är att du aldrig behöver vara rädd att göra fel. Varje gång programmet sparar din fil lagras även den gamla versionen. Det här gör att du när som helst kan gå tillbaka i tiden.

 

Du kan visserligen även välja Fil, Skapa en kopia, men eftersom du har kvar gamla versioner blir behovet av säkerhetskopior mindre.

 

För att nå tidigare versioner väljer du på Fil, Ändrings­historik och klickar på Tidigare ­versioner. Du kan även bläddra dig framåt och bakåt via Äldre och Nyare. När du hittar rätt version bekräftar du med Återgå till den här.

 

Tidsmaskin. Ändringshistoriken låter dig gå tillbaka till en tidigare version.

 

Steg 9: Dela med dig
Om fler vill jobba i samma dokument klickar du på knappen Dela. Under Bjud in personer skriver du in deras mejladresser. Ska de få ändra i texten väljer du Att redigera – annars kryssar du i Att visa. Skriva ett meddelande och välj Skicka, eller klicka på Lägg till utan att skicka inbjudan.

 

Ett annat alternativ är att välja Dela, Hämta länken för att dela. Om du kryssar i Tillåt visning för alla med länken kan personen se dokumentet. Ska han eller hon även få redigera väljer du Tillåt dem även att redigera.

 

Den webbadress du ser kan du nu kopiera och mejla till andra.

 

Samarbeta. Du kan låta andra komma åt dina dokument.

 

Steg 10: Publicera och skriv ut
Du kan publicera ditt dokument helt öppet på webben. För att göra det här klickar du på Dela, Publicera som webbsida. Välj vilket ark du ska publicera och klicka på Publicera nu.

 

Klickar du på Återpublicera automatiskt när ändringar har gjorts ändras dokumentet så snart du ändrar i Google Dokument. Längst ned ser du nu webbadressen till ditt kalkylblad.

 

Vill du avbryta en publicering går du tillbaka till den här sidan och väljer Stoppa publicering.

 

En annan användning av filen är att spara den på din egen hårddisk. På så sätt kan du öppna det i ett annat program, till exempel Microsoft Excel. För att göra det här klickar du på Fil, Exportera, .xls. Du kan även välja att spara i andra format, exempelvis ren text.

 

Det går förstås även att skriva ut ditt dokument genom att välja Fil, Skriv ut och sedan bestämma pappersformat och orientering. När du klickar Skriv ut skapas en pdf-fil som du får öppna i Adobe Reader och sedan skriva ut därifrån.

 

Offentligt. Att publicera ett dokument på nätet är enkelt.
_____________________________________________________

 

Här är de olika delarna i Google Dokument-skolan:

Del 1. Kom igång med Google Dokument och lär dig använda
ordbehandlingsdelen. (Skolan finns här.)

 

Del 2. Så använder du kalkyldelen för att göra uträkningar och skapa listor och register. (Den skola du just läst ovan)

 

Del 3. Gör en proffsig presentation och ta fram egna smarta enkäter. (Publiceras inom kort på pcforalla.se)