Smarta Dropbox låter dig dela stora filer

Det var länge sedan jag blev lika imponerad av ett datorprogram som av Dropbox. Förklaringen är att det löser ett problem som jag har brottats med länge.

 

I likhet med många andra jobbar jag på flera datorer. Att alltid ha tillgång till mina dokument är med andra ord krångligt. Jag kan visserligen använda tjänster som Google Dokument, men eftersom jag även måste hålla reda många filer är det här inte tillräckligt.

 

Hittills har jag jobbat på ett usb-minne, men det är lätt att glömma. Men nu är problemen lösta – tack vare Dropbox.

 

Filerna ligger online
Dropbox är i grund och botten en näthårddisk. Som användare får du tillgång till plats på en serverdator hos Dropbox. Dina filer går alltså att nå från en valfri internetuppkopplad dator.

 

Vanliga näthårddiskar finns det gott om, och problemet är att du själv måste kopiera filerna.

 

Dropbox är däremot smartare än så. Du får nämligen även ett speciellt program som installeras på datorn. Det skapar en mapp som heter My Dropbox – och alla filer du lägger här kopieras automatiskt till näthårddisken. Eftersom My Dropbox är en helt vanlig mapp kan du lägga alla filer du jobbar med här, och du kan utan problem jobba mot den här mappen.

 

Synkar två datorer
Men det extra smarta inträffar om du installerar Dropbox på mer än en dator, till exempel på din stationära och din bärbara dator. Nu kommer de bägge My Dropbox-mapparna att automatiskt synkroniseras mot din näthårddisk.

 

Börjar du skriva en text på din stationära pc hamnar den även i My Dropbox-mappen på din bärbara. Det enda som krävs är en internetuppkoppling och att du väntar några sekunder så att My Dropbox-mappen hinner uppdateras.

 

Som du ser nedan kan Dropbox inte bara användas av dig själv. Du kan även dela filer med andra. Plötsligt känns usb-minnet med andra ord rätt överflödigt.

 

SÅ FUNKAR DROPBOX

 

1. Vanlig mapp
My Dropbox är en vanlig mapp som ligger i Mina dokument. Du öppnar och sparar alltså dina filer precis som vanligt.

 

2. Offentligt material
De här två mapparna skapas automatiskt av programmet och material som du lägger här öppnas även för den som inte har Dropbox.

 

3. Filer och mappar
Filer och mappar som du lägger i My Dropbox ser ut som vanligt. Den enda skillnaden är den gröna bocken som visar att filen har blivit synkroniserad.

 

4. Öppna mappen
Du öppnar mappen My Dropbox genom att gå in i Mina dokument – eller genom att klicka här.

 

5. Gå till sajten
På Dropbox-sajten kan du administrera ditt konto och göra mer avancerade operationer. Du öppnar sajten här.

 

6. Förändringar
Här ser du de senaste förändringarna som Dropbox har gjort. Den här menyn hjälper dig att snabbt öppna dina senaste mappar.

 

7. Utrymme
Som gratisanvändare har du två gigabyte i Dropbox och här ser du hur mycket utrymme du använder.

 

8. Status
När Dropbox har synkroniserat alla filer ser du en grön bock i ikonen längst ned – och den här texten.

 

9. Hjälp
Behöver du hjälp i Dropbox klickar du här.

 

10. Uppgradera
Du kan köpa mer utrymme hos Dropbox genom att klicka här. Då öppnas en ny sajt.

 

11. Ställ in/stäng av
Gör inställningar för Dropbox, till exempel om programmet ska starta automatiskt. Knappen Exit avslutar programmet.

 

12. Ikon
Du ser hela tiden den lilla Dropbox-ikonen bredvid klockan, och för att visa den här menyn högerklickar du.
_______________________________________________________

 

5 FRÅGOR OCH SVAR OM DROPBOX

 

Hur installerar jag?
Programmet laddas ned på www.dropbox.com. Ett självförklarande installationsprogram leder dig genom processen. I slutet öppnas rutan Welcome to Dropbox. Om du redan är registrerad som användare klickar du på I already have a Dropbox account, Next. I annat fall väljer du I don’t have a Dropbox, Next och fyller i namn, e-post, önskat lösenord och ett valfritt namn på datorn. Kryssa i rutan I agree, Next.

 

Obligatorisk. För att använda Dropbox måste du registrera dig.

 

Nu öppnas en inställningsguide. Läs information och klicka på Next. I sista rutan kan du kryssa i rutan I want to choose where to put my Dropbox folder. Då kan du lägga den på valfri plats på datorn. I annat fall hamnar den med automatik under mappen Mina dokument.

 

Vad får plats i Dropbox?
Som gratisanvändare av Dropbox får du två gigabyte utrymme. Det här räcker till ungefär 20 000 Word-filer, 2 000 digitalbilder eller 600 mp3-låtar. Om du inte tycker att det här är tillräckligt kan du betala för mer plats. 50 gigabyte utrymme kostar 10 dollar (cirka 80 kronor) i månaden och 100 gigabyte kostar 20 dollar (160 kronor). Du uppgraderar genom att högerklicka på Dropbox-ikonen längst ned till höger och välja Upgrade my Dropbox.

 

Kan jag återskapa filer?
Dropbox har ett 30-dagarsarkiv. Det innebär att alla raderade dokument och tidigare versioner sparas i en tillfällig papperskorg.
Om du högerklickar på en mapp och väljer Dropbox, Show deleted files visas allt du har kastat. Högerklickar du i stället på ett dokument och väljer Dropbox, Show Previous Versions får du se gamla versioner. I båda fallen öppnas webbläsaren, och här kan du återskapa filerna.

 

Hur delar jag filer?
För att dela på en mapp med en annan Dropbox-användare högerklickar du på den och väljer Dropbox i menyn. Klicka på Share This Folder så öppnas Dropbox webbsida. Du får nu skriva in en mejladress och ett valfritt meddelande. Klicka sedan på Share folder så får mottagaren ett mejl med en inbjudan, och genom att klicka på länken och välja Accept läggs mappen även till i hans eller hennes Dropbox.

 

För att bjuda in fler eller ta bort en inbjudan högerklickar du igen, välja Dropbox, Sharing Options och välja hur mappen ska delas.

 

Kan jag dela med alla?
När du delar en mapp krävs det att mottagaren har Dropbox. Undantaget är mappen Public. Dokument du lägger här kan öppnas av alla. Högerklicka på dokumentet, välj Dropbox och klicka på Copy Public Link. Länken lagras nu i minnet och du kan klistra det i ett mejl.

 

På samma sätt finns en mapp som heter Photos. Mappar du lägger här blir offentliga fotoalbum. Genom att högerklicka på en mapp och välja Dropbox, Copy Public Gallery Link kan du skicka en länk till ditt fotoalbum.

I båda fallen kan alltså mottagaren öppna eller se materialet direkt i webbläsare.

 

Fotoalbum. Alla mappar i Photos blir automatiskt en albumsida på webben.

 

x